Argymhelliad 3: Ymrwymo i lif data gweinyddol hanfodol

Mae ystadegau swyddogol o ansawdd uchel yn wasanaeth cyhoeddus hanfodol. Mae angen i’r seilwaith sy’n eu darparu fod yn ddigon cadarn a dibynadwy fel y gellir eu cyhoeddi i’r safon uchel y mae defnyddwyr yn ei disgwyl ar yr adeg y mae defnyddwyr yn eu disgwyl.

Er mwyn cael system lwyddiannus sy’n seiliedig ar ddata gweinyddol, mae angen cyflenwad rheolaidd, amserol a sefydlog o ddata gweinyddol hanfodol gan bartneriaid o bob rhan o’r sector cyhoeddus, gan gynnwys sicrwydd o ran fformat a’r metadata ategol. Yn ogystal, mae’r SYG angen i gyflenwyr ei hysbysu a chydweithio â hi mewn perthynas ag unrhyw newidiadau gweithredol cynlluniedig a fydd yn effeithio ar ansawdd neu gynnwys setiau data gweinyddol hanfodol, gan roi rhybudd digonol, er mwyn asesu a lleihau effaith newidiadau o’r fath ar y gwaith o gynhyrchu ystadegau.

Nododd Deddf yr Economi Ddigidol 2017 lwybrau cyfreithiol clir er mwyn caffael data gweinyddol ar gyfer ystadegau. Ers hynny, mae gwaith y SYG gyda pherchnogion data wedi gwneud cynnydd da o ran cael gafael ar ddata gweinyddol, sydd wedi galluogi’r ymchwil sy’n sail i’r argymhelliad hwn.

Fodd bynnag, mae profiad yn dangos nad yw hyn yn gwarantu cyflenwad rhagweladwy o ddata y gellir adeiladu system ddibynadwy o ystadegau am y boblogaeth a mudo arno. Ceir achosion o darfu ar gyflenwadau y cytunwyd arnynt yn rhy aml, a hynny ar fyr rybudd weithiau, a phan fydd data yn cyrraedd, ni chânt eu cyflwyno ar ffurf y gellir ei defnyddio bob amser. Ni all y SYG liniaru’r risg hon ar ei phen ei hun, a bydd ymdrechion y SYG i gynhyrchu ystadegau yn seiliedig ar ddata gweinyddol yn yr hirdymor yn fwy llwyddiannus gyda chymorth o bob rhan o’r sector cyhoeddus. Galwodd Adolygiad Annibynnol yr Athro Lievesley o Awdurdod Ystadegau’r DU (Saesneg yn unig) am system effeithiol ar gyfer rhannu data’n gyfrifol er mwyn gwireddu potensial y data a ddelir gan y llywodraeth yn llawn, barn a ategwyd gan adroddiad y Pwyllgor Gweinyddiaeth Gyhoeddus a Materion Cyfansoddiadol, “Transforming the UK’s Evidence Base” (Saesneg yn unig).

Yng nghyd-destun y DU, mae’n bwysig nad yw cyfleoedd ar gyfer cynhyrchu ystadegau gwell o’r boblogaeth wedi’u cyfyngu i’r SYG yn unig. Mae angen cymorth ar y rhai sy’n cynhyrchu ystadegau yn yr Alban a Gogledd Iwerddon i gaffael y data sydd eu hangen i ymchwilio i amcangyfrifon sy’n seiliedig ar ddata gweinyddol, gyda gofyniad posibl am gyflenwad rheolaidd yn y dyfodol er mwyn cefnogi prosesau cynhyrchu ystadegol parhaus.

Bydd buddsoddi yn ystad data gweinyddol y sector cyhoeddus a’i gwella yn arwain at fanteision eang i’r system gyfan, gan gynnwys gwella’r data a ddefnyddir at ddibenion gweithredol i ddarparu gwasanaethau’r llywodraeth. Byddai hyn yn sicrhau bod y wybodaeth sydd ei hangen ar y SYG yn bresennol yn y ffynonellau hyn i’r lefel gywir o ran ansawdd ac, yn ei dro, mae hyn yn debygol o greu cylch rhinweddol, drwy wella ansawdd y data at ddefnydd gweithredol adrannau eu hunain.

Byddai’r Awdurdod hefyd yn croesawu cymorth y Llywodraeth i roi argymhelliad blaenorol gan y Comisiynydd Plant ar waith (Saesneg yn unig) ar waith, sef: bod y SYG yn gweithio gyda Swyddfa’r Cabinet i bennu’r arferion gorau ar gyfer dylunio systemau gweinyddol (ar draws y llywodraeth) er mwyn hwyluso’r gwaith o ddwyn cofnodion teuluol ynghyd.

Mae’r Awdurdod yn annog Llywodraeth y DU a Llywodraeth Cymru i gefnogi’r SYG wrth drafod â chyrff sy’n gyfrifol am gasglu data gweinyddol. Dylai nodi ffyrdd o wella’r manylder a gynigir gan ffynonellau gweinyddol fod yn amcan a rennir gan bob parti. Mae’r SYG yn arbenigo mewn dylunio a chysoni prosesau casglu data, a gellid cymhwyso’r arbenigedd hwn er mwyn gwella systemau gweinyddol. Byddai hyn yn sicrhau bod newidynnau yn cael eu mesur yn gyson. Er y byddai’r SYG yn ceisio gwneud gwelliannau er mwyn cyd-fynd â dibenion ystadegol yn well, yn gyfnewid byddai adrannau yn cael budd o ansawdd, cysondeb a gwerth gwell o ran y data a gesglir.